מעבר למשרד חדש או הרחבת החברה הם רגעים מרגשים לכל עסק, אך הם מביאים איתם גם אתגר לוגיסטי וכלכלי לא פשוט: משימת הרכש. מנהלי רכש, סמנכ"לי תפעול ויזמים בסטארטאפים בתחילת הדרך מוצאים את עצמם שוב ושוב מול אותה הדילמה – איך יוצרים סביבת עבודה פרודוקטיבית, מעוצבת ומרשימה עבור 20 עובדים, מבלי לרוקן את קופת החברה?
השוק מציע אינספור אפשרויות, והפיתוי להוציא מאות אלפי שקלים על מותגי מעצבים הוא גדול. מצד שני, רכישה של ריהוט זול ולא איכותי תעלה לכם ביוקר בטווח הארוך בגלל בלאי מהיר, בעיות בריאותיות של עובדים וירידה בפרודוקטיביות. המטרה של המדריך הזה היא להעניק לכם אסטרטגיית הישרדות כלכלית ברורה, מספרים מדויקים וכלים פרקטיים שיאפשרו לכם להשיג את המקסימום מהתקציב שלכם.
לפני שרצים להזמין קטלוגים, חשוב להבין שריהוט משרדי ל-20 עובדים אינו מסתכם רק ב-20 שולחנות וכיסאות. משרד מודרני מורכב ממספר חללים שונים, ולכל חלל יש השפעה אחרת על רווחת העובדים ועל הרושם שאתם משדרים ללקוחות שלכם. כדי לחלק את התקציב בצורה נכונה, נהוג לחלק את שטחי המשרד לשלוש דרגות חשיבות:
כדי שלא תמצאו את עצמכם מוציאים את רוב התקציב על פריט אחד ונותרים ללא מענה לחללים שלמים, בנינו מודל חלוקה אסטרטגי המבוסס על אחוזים מתוך סך תקציב הרכש שלכם. מודל זה מבטיח איזון מושלם בין נוחות העובדים לבין נראות המשרד, ללא קשר למסגרת התקציב הכוללת שהגדרתם.
| פריט / חלל משרדי | כמות נדרשת | מפרט טכני מומלץ | נתח מומלץ מהתקציב (%) |
|---|---|---|---|
| כיסאות עבודה ארגונומיים לעובדים | 20 | מנגנון סינכרוני, תמיכת גב תחתון, ידיות מתכווננות, בד רשת נושם | 27% |
| שולחנות עבודה משרדיים (עמדות עבודה) | 20 | פלטת פורמייקה עבה, רגלי מתכת מחוזקות, פתרונות הסתרת חיווט | 33% |
| פתרונות אחסון משרדיים | 10 | שידות מגירות ניידות (על גלגלים) או ארונות קלסרים בגובה בינוני | 10% |
| שולחן ישיבות גדול | 1 | שולחן דיונים מודולרי עם הכנה למדיה ונקודות תקשורת מובנות | 8% |
| כיסאות מותאמים לחדר ישיבות | 8 | כיסאות אורח מעוצבים, בסיס ניקל או שחור קבוע, ריפוד דמוי עור קל לניקוי | 7% |
| דלפק קבלה ואזור המתנה בכניסה | 1 | דלפק כניסה מעוצב בשילוב תאורת נסתרת, כורסאות המתנה נוחות ללקוחות | 10% |
| שולחנות בר וכיסאות תואמים למטבחון | 1 | חומרים עמידים למים וללחות (HPL או פורמייקה), ניקוי מהיר במטלית | 5% |
| סך הכל | – | מענה מקיף ומאוזן לכלל שטחי המשרד | 100% |
כפי שניתן לראות במודל, את הנתח המשמעותי ביותר של התקציב (כ-60%) מומלץ להפנות ישירות לעמדות העבודה האישיות של העובדים, שם הנוחות והפונקציונליות משפיעות באופן ישיר על הפרודוקטיביות היומיומית בחברה.
כדי לא לחרוג מהתקציב, אתם חייבים להפעיל שיקול דעת אסטרטגי. הנה פירוט של המקומות שבהם אסור לכם להתפשר, לצד המקומות שבהם ניתן למצוא חלופות זולות יותר מבלי לפגוע באיכות הכללית של המשרד.
אם יש פריט אחד שבו אסור לכם לקצץ אפילו שקל אחד, הוא כסאות משרדיים שעליהם יושבים העובדים שלכם. ישיבה ממושכת על כיסא שאינו מותאם למבנה הגוף מובילה באופן ישיר לכאבי גב, עייפות כרונית וירידה משמעותית בתפוקת העבודה. השקעה בכיסא איכותי עם מנגנון שינוי גובה, תמיכה ללורדוזה (גב תחתון) וידיות מתכווננות היא למעשה השקעה ישירה בבריאות העובדים ובפרודוקטיביות של העסק שלכם.
בכל הנוגע לקטגוריה של שולחנות משרדיים, הסוד לחיסכון הוא פשטות ומודולריות. במקום לרכוש שולחנות בודדים כבדים ומסיביים, מומלץ לעבור לעבודה עם עמדות "בנץ'" (Bench) – מערכות שולחנות משותפות המחוברות לבסיס מתכת אחד. פתרון זה חוסך חומרי גלם, מוזיל את העלויות בעשרות אחוזים, ומאפשר ניצול מקסימלי ונקי של המרחב בחללי Open Space.
כשלקוח או משקיע פוטנציאלי מגיע למשרד שלכם, ההחלטה שלו לגבי המקצועיות שלכם מתחילה להתגבש כבר בדלפק הקבלה ומגיעה לשיאה סביב שולחן דיונים. בחללים אלו מומלץ לבחור בפריטים בעלי נוכחות עיצובית. שולחן ישיבות עם פורמייקה איכותית דמויית עץ או בטון ורגלי מתכת מעוצבות יעניק תחושה יוקרתית מבלי לעלות כמו שולחן מעץ מלא.
כדי לוודא שאתם מקבלים את ההצעה הטובה ביותר בשוק, יישמו את שלושת הטיפים הבאים בתהליך הרכישה:
ריהוט משרד ל-20 עובדים בתקציב הגיוני הוא משימה אפשרית לחלוטין הדורשת תכנון מוקדם, הבנה של צרכי העובדים ובחירה נכונה של ספק מקצועי שמבין את עולם העסקים. על ידי התמקדות באיכות ארגונומית בעמדות העבודה האישיות ועיצוב מוקפד בחללים המשותפים, תוכלו ליצור משרד חלומות שיקפיץ את הפרודוקטיביות של הצוות שלכם וישאיר רושם מדהים על כל מי שנכנס בדלת.
זמני האספקה משתנים בהתאם למלאי ולרמת ההתאמה האישית של השולחנות והכיסאות. מוצרים סטנדרטיים שנמצאים במלאי השוטף מסופקים בדרך כלל בתוך 7 עד 14 ימי עסקים. אם נדרשות הזמנות מיוחדות של צבעים או מידות לא סטנדרטיות, זמן האספקה יכול לנוע בין 21 ל-45 ימי עסקים.
עבור עובדי משרד סטנדרטיים המשתמשים במחשב נייד או במסך אחד, שולחן בגודל של 120X70 ס"מ מספק מרחב עבודה מצוין ונוח. למתכנתים, מעצבים גרפיים או עובדים הזקוקים לשני מסכים ומעלה, מומלץ לבחור בשולחנות רחבים יותר בגודל של 140X70 ס"מ או 160X80 ס"מ.
שילוב של שולחנות מתכווננים חשמלית הוא טרנד בריאותי ופרודוקטיבי מעולה. מכיוון שהם יקרים יותר משולחנות קבועים, פתרון תקציבי חכם לחברה של 20 עובדים הוא לרכוש 2-4 עמדות עמידה ולמקם אותן כעמדות חמות או באזורים משותפים, כדי לאפשר לכלל העובדים ליהנות מהם בסבב במהלך היום.
שולחנות עבודה מפורמייקה יש לנקות באמצעות מטלית לחה ורכה עם מעט סבון כלים עדין, ולהימנע מחומרי ניקוי חריפים או ספוגים שורטים. עבור כיסאות משרדיים מבד או רשת (Mesh), מומלץ לשאוב אבק פעם בחודש, ובמקרה של כתמים להשתמש בחומרי ניקוי ייעודיים לבדים על בסיס מים.
